ترفند و حل مشکلات رایج در word

هنگام کار با نرم افزار office word ممکن است به مشکلاتی مانند انگلیسی شدن شماره صفحه‌ها، انگلیسی شدن اعداد تیترها و هدینگ ها، جابجا شدن و برعکس شدن اعداد در فهرست، برعکس و جابجا شدن پرانتز در زیرنویس یا شکل و جدول، برعکس شدن شماره گذاری اتوماتیک هدینگ ها و همچنین انگلیسی شدن شماره صفحه برخورد کرده باشید.

این مشکلات و بسیاری دیگر از مشکلات، مشکلات رایجی می‌باشد که در این مقاله قصد داریم تمام آنها را جداگانه بیان کنیم و راه حل‌های مناسب برای آنها ارائه دهیم. با ما همراه باشید.

ترفند و حل مشکلات رایج در Office Word

در این پست به بررسی مهم ترین مشکلات رایج در ورد می پردازیم.

 مشکل اول) حل مشکل جابجا نمایش دادن اعداد تیترها و هدینگ در فهرست Word

این مشکل بصورت زیر نمایش داده می‌شود:

راه حل اول:

از نسخه ورد office word 2013 استفاده کنید.

راه حل دوم:

ابتدا با نگه داشتن کلیدهای ترکیبی ctrl+a کل متن خود را انتخاب کنید. سپس از تب Review و قسمت language، گزینه set proofing language را انتخاب کنید.

از بین زبان‌های موجود، از قسمت زبان‌های عربی یکی را انتخاب کنید. مثلاً arabic (bahrain) و بر روی OK کلیک کنید.

راه حل سوم:

می‌توان بجای آندرلاین (_) از خط فاصله (-) استفاده کرد.

راه حل چهارم:

استفاده از فاصله کیبورد فارسی (space) بعد از خط فاصله (-)

راه حل پنجم:

برای رفع این مشکل کافی است ابتدا بین دو عدد مورد نظر بطور مثال عدد 1-2 کلیک کنید. سپس کلید Alt را نگه داشته و از عدد 8207 را تایپ نمایید.

Alt + 8207

 مشکل دوم) حل مشکل انگلیسی شدن اعداد بعد از تبدیل ورد به PDF

ممکن است گاهی که یک فایل word را به PDF تبدیل می‌کنید اعداد در آن انگلیسی شوند، مخصوصاً شماره گذاری صفحات.

این مشکل از فونت ناشی می‌شود. جهت حل این مشکل اعداد شماره صفحه یا اعداد دیگری که انگلیسی هستند و نیاز است که در فایل PDF فارسی شوند را انتخاب نمایید. سپس از منوی فونت یکی از فونت‌های فارسی که با حرف B (فونت‌های سری B) شروع می‌شوند را انتخاب کنید. سپس فایل word را به PDF تبدیل کنید. در این صورت دیگر اعداد انگلیسی نیستند.

 مشکل سوم) حل مشکل انگلیسی شدن اعداد تیترها در فهرست مطالب Word

برخی مواقع هنگام استفاده از فهرست خودکار در ورد، مشکل در انگلیسی شدن اعداد برخی از تیترها در فهرست مطالب می‌باشد. پس از مراجعه به تیتر مورد نظر در متن و کلیک روی شماره تیتر اگرچه عدد به صورت فارسی است اما فونت آن فارسی نمی‌باشد. بلکه فونت آن معمولاً Times New Roman است.

این مشکل در اکثر اوقات در اثر کپی کردن متن از یک فایل Pdf یا از صفحات اینترنتی ایجاد می‌شود. دلیل این مشکل این است که در انتهای تیتر بجای اینکه کاراکتر اینتر فارسی درج شده باشد کاراکتر اینتر انگلیسی درج شده است.

راه حل اول:

برای حل این مشکل کافی است تیتر مورد نظر را انتخاب کنید و کلید End را فشار دهید تا مکان نما به انتهای تیتر منتقل شود. سپس کلید اینتر (Enter) را در حالی که زبان ویندوز فارسی است فشار دهید. در این حالت فونت شماره تیتر، فارسی شده است. سپس خط خالی که پس از تیتر ایجاد شده است را پاک کنید و در پایان فهرست را بروز (Update) کنید. در این حالت عدد تیتر در فهرست مطالب نیز فارسی شده است.

راه حل دوم:

در مورد انگلیسی افتادن اعداد کافیست جهت پاراگراف را با استفاده از گزینه right to left در تب Home روی راست به چپ تنظیم نمایید.

 مشکل چهارم) حل مشکل تبدیل تمام اعداد انگلیسی به فارسی در word

راه حل معمولی این است که کیبورد را در حالت فارسی قرار داده و هر جا که اعداد انگلیسی هست پاک کرده و از نو بنویسیم که فارسی درج شوند ولی ممکن است متن اعداد انگلیسی زیادی داشته باشد و بسیار زمان بر باشد.

راه حل اول:

فرض کنید یک فایل word دارید که برخی اعداد داخل آن انگلیسی هستند و می‌خواهید همه اعداد فارسی باشند. نیاز است از طریق منوی File وارد Options شوید و در صمت چپ از گزینه Advanced و از سمت راست قسمت Numeral را روی Hindi یا context بگذاریم. با این کار همه اعداد ورد فارسی می‌شوند.

ایراد این کار این است که وقتی فایل را در یک کامپیوتر دیگر باز می‌کنید، همه اعداد فارسی نیستند. چون این تغییر ذکر شده، در سیستم و نرم افزار word شما ایجاد شده و در سیستم مقصد این تغییرات اعمال نشده است. جهت رفع این مشکل راه حل دوم بکار می‌آید.

راه حل دوم:

ابتدا کلید Ctrl+H را بزنید تا کادر Replace ظاهر شود.

سپس بر روی more کلیک کنید تا تنظیمات پیشرفته آن ظاهر شود.

اشاره گر موس را در کادر Find what ببرید و داخل آن کلیک کنید. سپس از دکمه Special گزینه Any Digit را انتخاب کنید.

حال در کادر Replace With کلیک کنید.

از دکمه Format گزینه Language را بزنید و در کادر باز شده Persian را انتخاب و OK کنید.

پنجره باز باشد باید به حالت زیر باشد:

حالا دکمه Replace All را بزنید. با این کار تمام اعداد انگلیسی به فارسی تبدیل می‌شوند و در هر کامپیوتر یا سیستم اجرا شود اعداد فارسی خواهند بود.

 مشکل پنجم) حل مشکل برعکس شدن پرانتز زیرنویس برخی اشکال یا جداول

برای حل مشکل اینکار متن زیر شکل مورد نظر را انتخاب کنید و کلید End را فشار دهید تا مکان‌نما به انتهای زیرنویس منتقل شود. سپس کلید Enter را در حالی که زبان ویندوز فارسی است، فشار دهید. خط خالی که پس از زیرنویس ایجاد شده است را پاک کنید.

در پایان فهرست اشکال را بروز کنید.

 مشکل ششم) حل مشکل به هم چسبیدن کلمات در فهرست و متن

اگر در یک فایل ورد، بین حروف کلماتی که به عنوان تیتر هستند بجای نیم‌فاصله (ctrl+shift+2) از خط تیره اختیاری (Optional Hyphen) استفاده کنید (-+ctrl) حروف مورد نظر با وجود اینکه در متن از هم جدا هستند ولی درون فهرست خودکار به هم می‌چسبند.

 مشکل هفتم) حل مشکل انگلیسی بودن شماره صفحات در فهرست مطالب

مشکل انگلیسی بودن شماره صفحات در فهرست خودکار به علت چپ چین بودن فرمت بخش‌بندی شماست. برای حل این مشکل از تب Page Layout، بخش Page setup روی فلش پایین سمت راست کلیک کنید.

کادر Page setup باز می‌شود. در بالای کادر تب layout را انتخاب کنید و در قسمت Section direction گزینه Right-to-Left را انتخاب کنید.

در قسمت پایین کادر، Apply to را روی Whole Document بگذارید و Ok کنید.

حالا نشانگر را روی قسمتی از فهرست مطالب قرار دهید، راست کلیک کنید، Update Field را بزنید، در پنجره‌ای که باز می‌شود، Update page numbers only را انتخاب و Ok‌ کنید. شماره صفحات در فهرست مطالب فارسی خواهند شد.

مراحل فوق را برای فهرست اشکال و جداول نیز می‌توان انجام داد.

 مشکل هشتم) حل مشکل تغییر فونت شماره گذاری خودکار فهرست در word

در نسخه word 2016 شماره گذاری خودکار به طور پیشفرض ممکن است از فونت پیشفرضی که در قسمت styles برای heading  خود تعیین کرده‌اید، تبعیت نکند. در این صورت، ابتدا در تب Home در قسمت Paragraph بر روی گزینه Multilevel list کلیک کرده و گزینه Define new multilevel list را مانند شکل زیر انتخاب کنید.

سپس در هر کدام از سطوح (Level to show in gallery) آخرین کاراکتر جداکننده شماره از متن ممکن است نقطه یا خط تیره (-) باشد. یک فاصله قبل از آن درج کنید و یا کلاً آن را با علامت پرانتز بسته “)” فارسی جایگزین کنید.

مشکل حل خواهد شد.